深圳活动公司策划活动给的浅谈高效会议活动策划的

  无论活动如何,效率始终是评估的标准之一。同样,举行会议时,如何更有效地完成会议以及如何更快更完整地完成会议是客户对该事件进行评分的标准之一。今天给大家讲以下7条有助于提高会议活动效果的准则,希望对你有所帮助。

  

  一、凡是会议,必设专人准备

  

  1.切勿举行未经准备的会议。会议的成本是时间的浪费。如果会议没有结果,那就是对公司的犯罪,没有准备的会议就等于一场集体谋杀。

  

  2.会议由办公厅(重要会议)或管理层(上午会议)进行预检查(为大,中,小会议级别设置接受标准)未经准备的会议或发言人 必须根据系统取消缺席会议, 并适当惩罚各方。

  

  3.在重要会议之前,有必要提前发送会议资料并提前阅读和准备资料,进入会议室后是不可能的。

  

  二、凡是会议,必提前公开主题

  

  1、开会必须要有明确的会议目的,准备会议PPT显示会议主题。

  

  2、没有主题和流程的会议,就好比让大家来喝茶聊天,浪费大家的生命。

  

  3、会议的主题,要事先通知与会人员。

  

  三、凡是会议,必有纪律

  

  1、开会设一名纪律检查官(一般由主持人担任),在会议前先宣布会议纪律(如关手机等)。

  

  2、对于迟到要处罚,对于会议上不安流程进行要提醒,对于发言人带情绪要提醒,对于开小会 私下讨论的行为要提醒和处罚,对于在会上发恶劣脾气和攻击他人行为要进行处罚。

  

  3、每一项讨论必须控制时间,不能泛泛而谈,海阔天空。

  

  4、设定时间,准时开始、准时结束:准时开始、准时结束实际上就是尊重别人的时间,开会一 定要准时,并要对每个议程定个大致的时间限制,一个议题不能讨论过久,如不能得出结论 可暂放一下,避免影响其他议题,或告之为什么延时的原因。

  

  四、凡是会议,必有结果

  

  1.会议的目的是解决问题和改善局势,如果没有达到这个结果,那就浪费了每个人的时间。

  

  2.鼓励所有人积极参加会议会议主管保留暂停任何偏离会议主题的人的权利。

  

  3.会议组织者必须设置时间提醒:还有60分钟,30分钟和10分钟。

  

  4.会议决议必须书面记录并当场朗读。 每个人都要以书面形式确认签名,这一点很重要。

  

  5.如果没有确定的结论,则可以单独讨论,得出解决方案,确认结论,然后立即开始采取措施。

  

  五、凡是会议,必有训练

  

  1、行政部要有专门针对如何开会的培训,让公司的会议变得高效。

  

  2、会议训练包括:如何开会、如何主持、如何记录、如何追踪、如何对待分歧、如何会场 汇报、过往的错误及处罚、过往的成功经验及奖励等。

  

  六、凡是会议,必有记录

  

  1.需要编写会议决议以确认特定的执行人员和截止日期。

  

  2.完成一项决议需要多种资源,但必须在决议记录中明确说明这些资源,以使它们在会议后不会彼此偏离,不会影响决议的完成, 这点特别重要。

  

  3.如果会议被推迟,请不要跟进。由于会议将是空的,请加强审核和检查。会议后应建立后续程序和负责人。

  

  4.会议的所有决议应得到跟进,审核和检查。万一发生事故,您可以及时进行调整,以确保完成所有会议决议。

  

  七、凡是会议,牢记三个公式

  

  1、开会 + 不落实 = 零!

  

  2、布置工作 + 不检查 = 零!

  

  3、抓住不落实的事 + 追究不落实的人 = 落实!

 

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创建时间:2024-03-11 13:17

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